در گردهمایی «مدیریت اطلاع‌رسانی در شرایط بحران» مطرح شد نقش حیاتی روابط عمومی‌ها در شرایط بحران
نبض نفت _ ارسلان رحیمی(چهارشنبه، ۱۸ مردادماه) در گردهمایی «مدیریت اطلاع‌رسانی در شرایط بحران» که با حضور جمعی از رؤسا و کارکنان روابط عمومی، بهداشت، ایمنی و محیط زیست (اچ‌اس‌ئی) ستاد و مناطق دوازده‌گانه این شرکت و مدیران رسانه‌ای وزارت نفت در سالن اجتماعات صندوق بازنشستگی نفت برگزار شد، ضمن گرامیداشت ۱۸ مردادماه، سالروز بزرگداشت بیش از ۲ هزار و ۵۰۰ شهید مدافع حرم گفت: خدا را شاکریم که در این شرایط خاص با وجود بسیاری از تحریم‌ها و محدودیت‌های کشورهای غربی، چرخ مملکت از حرکت باز نایستاده و با تلاش و همت همه عزیزان به‌زودی شاهد رفع مشکل‌ها خواهیم بود.
وی افزود: مدیریت اطلاع‌رسانی در شرایط اضطرار و بحرانی به‌ویژه در صنعت عظیم و بزرگی مانند نفت که همواره در معرض انواع و اقسام حوادث و رخدادهاست، کار بس مهم و ارزشمندی است و با موشکافی در ساختار شرکت خطوط لوله و مخابرات نفت ایران این مهم نمود عینی‌تری دارد.
مدیرعامل شرکت خطوط لوله و مخابرات نفت ایران با اشاره به حجم رسید و انتقال این شرکت در سال ۱۴۰۱ بیان کرد: انتقال بیش از ۱۳۱ میلیارد لیتر نفت خام و فرآورده‌های نفتی در گستره استان‌های کشور نشان از حساسیت بالای فعالیت در شرکت خطوط لوله و مخابرات نفت ایران را دارد، لذا مدیریت اطلاع‌رسانی در چنین صنعت سخت و پیچیده‌ای باید در نهایت دقت لازم و کافی انجام شود.
رحیمی انجام اقدام‌های لازم برای پیشگیری از بروز حوادث جبران‌ناپذیر را ضروری خواند و تصریح کرد: در شرایط بحرانی و حساس باید از حداقل امکانات موجود و در دسترس به نحو بهینه و کاربردی بهره برد. اگر آمادگی کافی را نداشته باشیم و شرایط را به درستی آماده نکنیم، در مواقع حساس و بحرانی آن نتیجه مطلوب و رضایت بخش حاصل نخواهد شد.
وی به نقش حیاتی روابط عمومی‌ها و فعالان عرصه بهداشت، ایمنی و محیط زیست (اچ‌اس‌یی) اشاره و با بیان اینکه روابط عمومی‌ها باید به‌عنوان بازوهای فکری در کنار مدیران نقش‌آفرینی کنند، یادآور شد: تا زمانیکه در شرایط خاص قرار نگیریم به عمق فاجعه پی نخواهیم برد. لازم است که از اتفاقات و رخدادها درس بگیریم و تجربه بیاموزیم تا در صورت بروز حوادث مشابه و تکراری بتوانیم از این تجربیات اندوخته شده به نحو احسن استفاده کنیم.
مدیرعامل شرکت خطوط لوله و مخابرات نفت ایران آمادگی تجهیزات، نحوه اطلاع‌رسانی و برقراری ارتباط، مهیا بودن شرایط و امکانات لازم و در نهایت پاسخگویی مداوم و قابل اطمینان در مواقع بحرانی را از جمله نکات حائز اهمیت در شرایط بحرانی دانست و خواستار ترویج و تقویت روحیه امید و ایمان در بین مردم به ویژه ازسوی مدیران شد.
لزوم تدوین شیوه‌نامه در مواقع بحران
پویا نعمت‌الهی، کارشناس حوزه انرژی نیز در این گردهمایی به بی‌توجهی به موضوع اطلاع‌رسانی در مدیریت بحران و حضور نداشتن و نقش روابط عمومی‌ها در این عرصه اشاره کرد و گفت: در تعدادی از دستورعمل‌ها همه مدیریت اطلاع‌رسانی بر عهده مدیر بحران گذاشته شده بود حال آنکه این مدیر اطلاع و درک درستی از الزام‌های اطلاع‌رسانی و بحران نداشت. از سوی دیگر برخی محافظه کاری‌های معمول حکم می‌کرد که همه چیز مخفی بماند مگر آنکه جامعه و ذینفعان توانسته باشند ابعادی از بحران را در اختیار دیگران قرار دهند. بر این اساس مسئولان روابط عمومی نیز امکان تحرک رسانه‌ای و اطلاع‌رسانی را نداشته و چاره‌ای جز اطلاعات محض از مقامات بالاتر را نداشتند.
وی افزود: این وضع نمی‌توانست به لحاظ حرفه‌ای مورد قبول باشد زیرا لازم بود یک نظم واحد در مدیریت اطلاع‌رسانی بحران‌ها حاکم شود.
این کارشناس حوزه انرژی هدف اصلی را در ارتقای جایگاه واحدهای روابط عمومی در مقاطع اضطراری دانست و بر لزوم تدوین شیوه‌نامه ازسوی شرکت‌های اصلی فعال در صنعت نفت و گاز تاکید کرد.
مستندسازی و ثبت تجربه‌ها
جعفر پورفرجودی، رئیس ارتباط با رسانه‌های اداره کل روابط عمومی وزارت نفت به‌عنوان دیگر سخنران گردهمایی مدیریت اطلاع‌رسانی در شرایط بحران به ذکر بازخوانی چند تجربه بر درس‌یافته‌های مدیریت اطلاع‌رسانی در حوادث صنعت نفت و بحران حمله سایبری به سامانه سوخت کشور در سال ۱۴۰۰ اشاره کرد و گفت: شناخت رسانه‌ها و تشکیل حلقه‌های ارتباطی بر اساس شناخت اولویت‌ها و ظرفیت‌های سازمان و رسانه‌ها اعم از ملی یا محلی، سبب تسهیل جریان اطلاع‌رسانی در شرایط بحران می‌شود.
وی از عامل سرعت به‌عنوان برگ برنده در مدیریت اطلاع‌رسانی بحران یاد کرد و افزود: بازار داغ شایعات رسانه‌ای فقط با ارائه اخبار صحیح سرد می‌شود. اطلاع‌رسانی دقیق، سریع و پرحجم راه حل موثر مدیریت فضای رسانه‌ای است.
رئیس ارتباط با رسانه‌های اداره کل روابط عمومی وزارت نفت با بیان اینکه مسئولیت‌پذیری سبب تقویت حس اعتماد عمومی می‌شود، بر ضرورت مستندسازی و ثبت تجربه‌ها تأکید و اعلام کرد: عذرخواهی سبب آرامش و همدلی می‌شود ضمن آنکه قدردانی و تشکر نیز با کاهش پرخاشگری و صمیمانه شدن فضا همراه خواهد بود.
قوانین طلایی دستیابی به اعتبار عمومی
پرستو یونچی، سردبیر ارشد رسانه‌های وزارت نفت نیز در این گردهمایی توضیحات مبسوطی را در باب تئوری تعالی ارائه و از اثربخشی فعالیت‌های سازمان‌ها، رضایت ذینفعان، تحمیل هزینه و ریسک بالا، بررسی جوامع اطراف و نیاز به ارتباط دوسویه با ذینفعان به عنوان نکات حائز اهمیت در مسئله تئوری تعالی یاد کرد و گفت: همه این موارد ایجاب می‌کند تا نقش واحدی به نام روابط عمومی برای سازمان از اوجب واجبات شود.
وی مدیریت ارتباط بین یک سازمان و ذینفعان آن را یک تعریف جامع و کلی در مورد روابط عمومی بیان کرد و افزود: ۴ کلیدواژه مدیریت، ارتباط، سازمان و ذینفعان در این تعریف مستتر است که هر کدام به طور خاص و جدا معنا و مفهوم گسترده‌ای را در بر دارند.
سردبیر ارشد رسانه‌های وزارت نفت به مهم‌ترین رسالت روابط عمومی اشاره و اظهار کرد: تأمین اعتبار سازمانی به همراه اعتماد است که هدف این حوزه را تبیین می‌کند. در واقع اعتبار سازمانی خود در پنج بخش مجزا قابل بررسی و واکاوی است. ارائه ویژگی‌های کلی سازمان از خودش، قول سازمان، انتظار سازمان، نگاه دیگران به سازمان و در نهایت انتظار از رفتار و عملکرد آینده بر اساس اقدام و عملکرد گذشته سازمان از جمله بخش‌هایی است که در مورد مسئله تأمین اعتبار سازمانی مطرح است.
یونچی در ادامه به قوانین طلایی دستیابی به اعتبار و باور عمومی اشاره و بیان کرد: مدیریت مسائل و بحران‌ها، درگیر کردن جامعه ذینفعان با فعالیت‌ها و مسائل شرکت، ارتباطات رسانه‌ای قوی و ارتباطات درون سازمانی از جمله این قوانین کلیدی است.
ضرورت مدیریت اطلاع‌رسانی برای افکار عمومی
علیرضا سلطانی، کارشناس حوزه انرژی به‌عنوان آخرین سخنران گردهمایی مدیریت اطلاع‌رسانی در شرایط بحران به اهداف تدوین و ابلاغ شیوه‌نامه مدیریت در شرایط بحران اشاره و اظهار کرد: تنوع و گستردگی وضعیت‌های اضطراری یا بحرانی در صنعت نفت و ضرورت مدیریت بهینه، سریع و شفاف اطلاع‌رسانی برای افکار عمومی از آن جمله است.
وی از همه شرکت‌های اصلی، فرعی و تابعه، مدیریت‌های مستقل ستادی و دیگر واحدها، تأسیسات تابع وزارت نفت، شرکت‌های بخش غیردولتی صنعت نفت به‌عنوان گستره اجرایی شیوه‌نامه مدیریت اطلاع‌رسانی در شرایط بحران نام برد و یادآور شد: نظارت بر اجرای شیوه‌نامه و بازنگری و روزآمدکردن شیوه‌نامه جزو حیطه وظایف اداره کل روابط عمومی وزارت نفت تعیین شده است و در این زمینه برنامه‌ریزی و هماهنگی برای اجرای این شیوه‌نامه در سطح شرکت‌ها و واحدهای صنعت نفت و نظارت و کنترل بر اجرای بهینه آن به وظایف و اختیارات واحدهای روابط عمومی شرکت‌های اصلی و تابعه اختصاص دارد.
این کارشناس حوزه انرژی یادآور شد: پیش از وقوع وضعیت اضطراری (پیشگیری و آمادگی) و اقدام‌های در زمان وقوع وضع اضطراری و به موازات آن به‌کارگیری اهم تاکتیک‌ها، رویکردها و اقدام‌های تخصصی در حوزه اطلاع‌رسانی از جمله موارد حائز اهمیتی است که باید در شرایط بحرانی مورد توجه قرار گیرد.
منبع:شانا
